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新型辦公自動化系統：酒店管理的活力劑
作者：佚名 日期：2001-7-30 字體：[大] [中] [小]
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傳統的酒店計算機管理系統主要包括前臺管理系統和后臺管理系統兩大部分，基本涵蓋了酒店主要業務部門實現對客服務和進行財務核算所需要的各個功能。它對酒店提高服務質量，加強財務管理起到了重要的作用。但是，隨著酒店業競爭的加劇，酒店之間客源的爭奪越來越激烈，客房銷售的利潤空間越來越小，酒店需要使用更有效的信息化手段，拓展經營空間，降低運營成本，提高管理和決策效率。而傳統的酒店管理系統僅以加強財務管理為主線的設計理念，無法滿足酒店全面信息化管理的需要。因此，必須引入開放的酒店辦公自動化系統（OA），作為酒店全面信息化管理的平臺，實現各種信息的高度共享和合理流動，全面提高酒店的競爭力和管理水平。
<br> 酒店辦公自動化系統（OA）的組成
酒店在勞動密集型的服務性企業中較早應用了計算機管理系統。但這些系統一方面各自獨立運行，數據無法共享交流，存在著條塊分割的現象；另一方面，由于整個系統無法包括酒店管理中的所有業務，信息存在許多不完整性，制約了計算機管理系統功效的發揮。辦公自動化系統一直是IT建設的重點；同時，由于辦公自動化具有涉及信息量大、復雜，涉及崗位、人員眾多，處理流程煩瑣、多變等特點，而成為IT建設的難點之一。
辦公自動化系統的應用已有多年的歷史。我們看到，目前應用辦公自動化系統的行業多是一些機關事業單位。辦公自動化系統主要作為這些單位的公文處理系統在使用，以提高機關單位的辦公效率。而辦公自動化系統在企業中的應用并不多見，原因就在于，企業是以贏利為最終目標的，信息化建設必須服從和服務于這個目標。因此，在企業中建設辦公自動化系統，就不能簡單地照搬機關事業單位的做法，而應將企業辦公自動化系統建成一個為企業全面信息化管理服務的平臺。具體到酒店行業，這樣的平臺應具有以下幾個特點：
1、辦公自動化系統的功能具有多樣性
酒店辦公自動化系統所具有的特性，要求它至少應包括以下的功能：
·辦公管理：包括公文管理，檔案管理，E-office，會議管理，日程安排，活動安排，工作流程控制等；
·內部業務管理：包括計劃管理，客戶管理，安全管理，質量管理，工程、維修管理，車輛管理，洗滌管理，部門資產管理，培訓管理，公務證照管理等；
·系統公共平臺：在這個平臺上，酒店各獨立的業務子系統能夠有機地聯系起來，實現信息的高度共享和各類數據的分類、匯總、統計、分析等功能；
·遠程辦公系統：隨著互聯網技術的應用和發展，酒店辦公自動化系統必須具有開放性和互聯性的特點，支持經理人員及決策者的異地遠程辦公，支持集團化酒店的異地信息共享。
2、辦公自動化系統是聯接其它各個業務子系統的紐帶
酒店辦公自動化系統（OA）以加強管理，實現酒店內外信息的高度共享和合理有序流動為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業務系統有機地結合起來，利用電子郵件在各部門之間進行聯系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎上，最終使信息在各個業務子系統之間安全、順暢地流動，達到提高工作效率，優化管理，節約運營成本的目的。
3、辦公自動化系統是整個信息系統的決策中心
通過酒店辦公自動化系統所建立起來的開放性平臺，可以方便地查詢酒店前臺管理系統、后臺管理系統、庫存管理系統、人事管理系統等各個業務子系統的數據，并通過辦公自動化系統特有的數據分類、匯總、統計、分析等功能，對這些數據進行加工和處理，使酒店的管理人員和決策者能夠及時準確地掌握酒店經營各個環節的變化情況，為科學決策提供充分的依據。
實施酒店辦公自動化系統的必要條件
酒店辦公自動化系統由于能夠顯著地提高工作效率，實現高度的信息共享和業務流程控制并具有很好的開放性和互聯性，因此受到酒店管理者的普遍關注。但是，我們也應看到，酒店辦公自動化系統幾乎涵蓋了酒店業務流程的各個方面，它的實施將涉及到幾乎所有的酒店管理人員，是一項較大的系統工程。在具體實施方面必須具備以下的條件：
1、酒店領導層要高度重視
辦公自動化系統從根本上來講，是一個以經營決策者為核心的應用系統。為了保證信息交流渠道的暢通，為管理者提供準確及時的信息，就要求各個信息點必須嚴格按照辦公自動化系統的規范進行操作，不產生人為的失誤和阻礙。只有酒店領導層充分認識到這一點，并提出嚴格要求，形成制度，才能使酒店辦公自動化系統的應用達到預期的目標，發揮出巨大作用。
2、酒店各部門間要密切配合
酒店辦公自動化系統的應用，涉及到各部門間的信息交流與共享，為各部門間的信息交流和業務流程控制提供了更方便、高效、嚴格的手段和方法，這就要求各部門間更加密切配合，適應新的方式方法，特別是要拋棄一些固有的觀念和認識，將有關的工作方法統一到辦公自動化系統的要求上來，這樣才能保證酒店應用系統的成功。
3、系統集成商要具備實力
參與酒店辦公自動化系統建設的系統集成商，必須具備豐富的酒店業務經驗和多年酒店業信息系統建設的經驗。集成商所采用的酒店辦公自動化系統最好是自行設計開發，具有自主的知識產權。因為，在OA系統的實施過程中，一方面是集成商將產品應用到酒店中，幫助酒店以辦公自動化系統為基礎，進行管理方法和管理手段的升級；另一方面，系統集成商也要根據本酒店的業務特點，對OA 系統進行相應的調整，以適應本酒店個性化管理的需要。所以，在OA系統的實施過程中，酒店與系統集成商雙方是互動的關系，OA系統應用的成敗，更取決于系統集成商的實力。
中軟好泰公司開發酒店OA系統的體會
北京中軟好泰公司是開發酒店信息化系統的一支勁旅，于2000年初發布了我國第一套專為酒店設計開發的通用酒店辦公自動化系統。
中軟酒店OA系統是一套基于Domino/Notes群件的系統，它利用了Domino/Notes強大的文檔數據庫系統、電子郵件系統、工作流控制、Web應用功能等，提供了完整、強勁的辦公自動化管理和信息服務等功能。將基于工作流的業務系統貫穿于管理的始終，使傳統的核算系統提升到管理信息系統的高度。中軟酒店OA系統推出后在酒店業界引起關注。釣魚臺國賓館、廣州東方賓館、河北世紀大飯店等飯店已先后購買了該系統。
在開發、推廣酒店OA系統的過程中，我們有以下一些體會：系統集成商一定要充分理解用戶對酒店OA系統的需求，真正做到全心全意為用戶服務；OA系統必須具備良好的開放性和擴充性，確保不同用戶的個性化要求能夠充分體現；酒店OA系統必須緊密結合用戶的業務，真正發揮其提高工作效率、降低運營成本、嚴格規范管理的目的，為用戶創造更大的經濟效益。系統集成商必須充分認識到，酒店OA系統本身就是一個隨著社會的發展、技術的進步不斷發展的系統。只有不斷地完善其功能，豐富其內容，才能不斷地為酒店用戶創造更大的價值。(韓剛)